Sposób obniżenia zbędnych opłat za przetrzymanie i przestój

Zarządzanie kosztami łańcucha dostaw może być kluczowe dla utrzymania rentowności firmy. Wśród różnych kosztów związanych z transportem międzynarodowym, opłaty za przestój i przetrzymanie mogą szybko się kumulować — zwłaszcza gdy nie są skutecznie zarządzane. Ale czym dokładnie są te opłaty?

Określanie opłat portowych: przetrzymanie (ang. detention), przestój (ang. demurrage) i czas oczekiwania

W Stanach Zjednoczonych opłaty za przetrzymanie oznaczają opłaty ponoszone w przypadku zatrzymania kontenerów poza terminalem i poza wyznaczonym, bezpłatnym czasem na rozładunek lub załadunek. Może się to zdarzyć w przypadku opóźnienia kontenerów w danym zakładzie lub magazynie.

Z drugiej strony opłaty za przestój to koszty związane z utrzymaniem kontenerów w porcie poza dozwolonym, bezpłatnym czasem przeznaczonym na załadunek lub rozładunek. Zwykle ma to miejsce, gdy występują opóźnienia odprawy celnej lub gdy ładunek nie zostanie natychmiast odebrany z terminala.

Opłaty portowe mogą także obejmować opłaty za czas oczekiwania. Opłaty te naliczane są, gdy kontener lub statek jest bezczynny i nie jest aktywnie ładowany lub rozładowywany, jeśli przekroczy dozwolony czas wolny w porcie. 

Dlaczego istnieją opłaty portowe: klucz do sprawnego prowadzenia działalności

Tego typu opłaty mają na celu zachęcenie do terminowego wykonywania pracy i efektywnego wykorzystania kontenerów i przestrzeni portowej, pomagając uniknąć opóźnień i zatorów. Pobierając opłaty za nadmierne wykorzystanie przestrzeni i sprzętu, porty zapewniają dostępność zasobów tam, gdzie są one potrzebne do utrzymania płynnego przepływu towarów.

Jednakże, gdy opłaty portowe nie są skutecznie zarządzane, mogą szybko się kumulować, prowadząc do nieoczekiwanych kosztów, które uszczuplają Państwa marże zysku. Nie wspominając już o tym, że opóźnienia w wysyłce i odbiorze mogą wywołać efekt domina w całym Państwa łańcuchu dostaw, prowadząc do niedotrzymania terminów, niezadowolenia klientów i napiętych relacji z dostawcami usług.

5 strategii, które mogą przyczynić się do obniżenia dodatkowych kosztów stanowiących skutek przetrzymania i przestoju

Te wykonalne czynności mogą pomóc obniżyć poziom ryzyka konieczności zapłacenia niepotrzebnych opłat za przetrzymanie i przestoje, pomagając usprawnić działalność w łańcuchu dostaw i utrzymać jej opłacalność.

1. Aby odnieść sukces, należy odpowiednio zorganizować lokalizacje wysyłki i odbioru

Nadawcy/odbiorcy mają obowiązek posiadać pewne części łańcucha dostaw. Koszty dodatkowe zależą od sposobu sterowania tymi częściami. Na przykład, jeśli rozładunek importowanych towarów zajmuje ponad trzy godziny lub mają Państwo ograniczenia kadrowe po południu ze względu na wspólną przestrzeń magazynową przy realizacji zamówień i przy dostawach przychodzących, mogą Państwo zostać obciążeni wyższymi opłatami za przetrzymanie, postój i składowanie.

Z drugiej strony, jeśli potrafisz dostosować swoją działalność do otwartych okienek czasowych obioru lub przyjazdu, zamiast surowych kar lub zmian harmonogramu poza 15-minutowe przedziały czasowe, możesz zauważyć, że te opłaty – a także opłaty za przechowywanie – ulegną zmniejszeniu.

Należy zapewnić, aby placówki zostały wyposażone w sposób pozwalający na efektywną obsługę ładunku.Obejmuje to posiadanie niezbędnego sprzętu, przeszkolonego personelu i przejrzystych procedur.

Najlepsze praktyki:

• Prowadź szkolenia pracowników w zakresie szybkiej i bezpiecznej obsługi transportu.
• Prowadź regularne kontrole placówek w celu rozpoznania obszarów wymagających poprawy.
• Wdrażaj rozwiązania technologiczne, takie jak systemy zarządzania magazynem (WMS) w celu śledzenia zapasów i zarządzania nimi.

2. Łączenie usług międzynarodowych w pakiety

Łączenie usług międzynarodowych może znacznie zmniejszyć złożoność i koszty w Państwa łańcuchu dostaw. Konsolidując usługi, takie jak spedycja, pośrednictwo celne i magazynowanie, z jednym dostawcą, zyskują Państwo lepszą kontrolę i koordynację.

Proszę rozważyć połączenie transportu morskiego, odprawy celnej i przewozu ładunków oceanicznych w ramach jednego, silnego łańcucha dostaw. Współpracując z odpowiednim spedytorem, można dokonać wstępnej odprawy towarów, co może pomóc w upewnieniu się, że kontenery nie będą niepotrzebnie składowane, zabierając Państwa wolny czas na terminalu.

Wewnętrzne przekazania w jednym systemie mogą zmniejszyć ryzyko spowolnień i pomóc w kontrolowaniu opłat za przetrzymanie i przestój, nie wspominając o zwiększeniu widoczności ładunku na wcześniejszych etapach transportu.

Najlepsze praktyki:

• Rozważ wynegocjowanie pakietów usług wiązanych, aby zwiększyć oszczędności.
• Wybierz dostawcę usług logistycznych oferującego kompleksowe usługi międzynarodowe.

3. Należy oprzeć się na wiedzy swojego dostawcy usług łańcucha dostaw

Dostawca wysokiej jakości, taki jak C.H. Robinson, ma silne relacje z przewoźnikami oceanicznymi i zapewnia zdolność przewozową. Korzystając z tych relacji, odpowiedni dostawca może zaoferować niestandardowe rozwiązania, takie jak dostawy przyspieszone i śledzenie ostatniego bezpłatnego dnia, aby pomóc w obniżeniu opłat za przestój, przetrzymanie i przechowywanie.

Najlepsze praktyki:

• Wybierz dostawcę z udokumentowanym doświadczeniem w Twojej branży.
• Zaangażuj się w regularne przeglądy strategiczne, aby rozpoznawać i rozwiązywać potencjalne problemy.

4. Znajomość rynku, stawek dziennych i warunków umowy

Kluczowe jest, aby być na bieżąco z warunkami rynkowymi, stawkami dziennymi i szczegółowymi warunkami umowy. Wiedza ta pozwala Państwu przewidywać wahania i negocjować lepsze warunki z przewoźnikami i dostawcami usług. Proszę zapoznać się z tymi warunkami, aby pomóc uniknąć kosztów poniesionych poza okresem.

C.H. Robinson oferuje program taryfowy opłat za przetrzymanie, w którym stawki dzienne są niższe od rynkowych oraz proaktywne fakturowanie w celu zminimalizowania liczby dodatkowych faktur i poziomu kosztów. Jeśli masz pytania dotyczące opłat, zapytaj spedytora i pamiętaj, że stawki za przestój i przetrzymanie powinny być naliczane za każdy dzień oraz rozliczane za każdy kontener.

Wiedza dotycząca aktualnych trendów i stawek może pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji i uniknięciu nieoczekiwanych opłat.

Najlepsze praktyki:

• Regularne zapoznawanie się z informacjami o rynku przewozów towarowych i wiadomościami branżowymi.
• Analizuj dane dotyczące wysyłki, aby zidentyfikować wzorce i przewidzieć czas gwałtownego wzrostu popytu na usługi transportowe.

5. Należy prowadzić spójną dokumentację i komunikację

Prowadź szczegółową dokumentację przewozów ładunków, komunikacji i faktur rozliczeniowych.Przejrzysta dokumentacja ma kluczowe znaczenie w rozwiązywaniu sporów i zapewnianiu uczciwego traktowania.

Ważne jest również utrzymanie otwartej komunikacji z przewoźnikami i terminalami.W przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, które mogą prowadzić do opóźnień, powiadomienie z wyprzedzeniem ma kluczowe znaczenie dla negocjacji przedłużeń lub alternatywnych porozumień.

Jeśli masz kontakt z brokerem, przewoźnikiem, kierowcą, odbiorcą i spedytorem, upewnij się, że wszyscy komunikują się ze sobą podczas transportu kontenera do lub od Twoich drzwi.

Najlepsze praktyki:

• Korzystaj z narzędzi cyfrowych do zarządzania dokumentacją i udostępniania jej w czasie rzeczywistym.
• Wdróż ujednolicony proces dokumentacji w całej organizacji.
• Ustanów stałe protokoły komunikacji ze swoimi przewoźnikami, dostawcami i klientami.

Wnioski końcowe: aktywnie zarządzaj przetrzymaniem i przestojem

Ograniczanie niepotrzebnych opłat za przetrzymanie i przestój wymaga strategicznego podejścia, które obejmuje efektywne zarządzanie placówką, usługi pakietowe, relacje z ekspertami, znajomość rynku i spójną dokumentację.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami i wdrażając najlepsze praktyki, które odpowiadają Twoim potrzebom, możesz usprawnić działalność w ramach łańcucha dostaw, obniżyć koszty i zwiększyć ogólną wydajność.Zachowaj aktywność, bądź na bieżąco i wykorzystuj wiedzę swoich dostawców usług w łańcuchu dostaw, aby skutecznie poruszać się po zawiłościach globalnej logistyki.

Gotowi do rozpoczęcia współpracy?Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów już dziś, aby omówić sposób, w jaki C.H. Robinson może pomóc Ci w nawigacji, zarządzaniu i minimalizowaniu niepotrzebnych opłat portowych.