Jak uniknąć typowych błędów celnych w Australii i Nowej Zelandii

Rzeczywisty koszt nieprzestrzegania przepisów celnych w Australii i Nowej Zelandii

Przy imporcie do Australii lub Nowej Zelandii, początkową kwestią dla większości firm jest koszt cła — płatności ponoszone z góry, wymagane do przewiezienia towarów przez granicę. Na papierze te cła mogą wydawać się podstawowym wydatkiem, prostą pozycją w budżecie. Jednak rzeczywisty koszt przestrzegania przepisów celnych wykracza daleko poza te widoczne liczby.

Dla większości importerów, którzy przestrzegają przepisów, procedury celne pozostają rutynowe i dyskretne. Ale kiedy firma popełni błąd — czy to celowo, czy przez przeoczenie — konsekwencje szybko eskalują i mogą stać się znacznie bardziej szkodliwe niż pierwotne obowiązki.

Natychmiastowe reperkusje

Na pierwszy rzut oka ryzyko nieprzestrzegania przepisów może wydawać się ograniczone do kar nałożonych za złamanie przepisów. Chociaż kary finansowe mogą być znaczne, często są tylko wierzchołkiem góry lodowej.

Ponieważ problemy z przestrzeganiem przepisów rzadko są pojedynczymi incydentami, jedno naruszenie zmienia wszystko. W takiej sytuacji badana jest nie tylko problematyczna przesyłka, ale wszystkie przeszłe i przyszłe przesyłki trafiają pod mikroskop. Nagle przesyłki, które dotychczas przemieszczały się bezproblemowo, mogą podlegać wstrzymaniom, co prowadzi do kosztów rozładunku i magazynowania, które kumulują się codziennie. Koszty te mogą szybko przewyższyć jakąkolwiek początkową karę.

Skutki długoterminowe

Gdy firma utraci status zaufanego przedsiębiorcy lub bezpiecznego eksportera, grożą jej częste inspekcje i opóźnione odprawy. Nie wspominając już o tym, że szkody na reputacji spowodowane kwestiami zgodności z przepisami mogą wpływać na relacje z klientami i dostęp do rynku.

Najpoważniejsze konsekwencje

W poważnych przypadkach towary mogą ulec całkowitemu przepadkowi na mocy ustawy o cłach lub ustawy o bezpieczeństwie biologicznym. Błędy w zakresie zgodności z przepisami mogą również oznaczać utratę możliwości zaoszczędzenia na cle w ramach umowy o wolnym handlu (FTA) i płacenie więcej niż to konieczne za każdą przyszłą przesyłkę do czasu wyeliminowania problemu.

5 najważniejszych błędów w zakresie zgodności z przepisami i jak ich uniknąć

Aby lepiej zrozumieć, gdzie przedsiębiorstwa często popełniają błędy, warto przyjrzeć się najczęstszym błędom w zakresie przestrzegania przepisów, które popełniają importerzy. Unikanie tych pułapek jest kluczowe dla utrzymania płynnego działania firmy i minimalizacji kosztownych zakłóceń.

1. Nieprawidłowa klasyfikacja taryfowa

Jest to najczęstszy problem zgodności z przepisami celnymi w Australii i Nowej Zelandii. Importerzy często opierają się na opisach marketingowych lub informacjach od dostawców zamiast właściwie stosować strukturę systemu zharmonizowanego i notatki prawne.

Błędy te wynikają z braku zrozumienia, że klasyfikacja musi uwzględniać materiał, funkcję i formę, a nie tylko nazwę produktu. Fakt, że nawet organy regulacyjne borykają się z tymi rozróżnieniami, podkreśla potrzebę silnych wewnętrznych procesów klasyfikacji i eksperckich wskazówek.

Jak tego uniknąć

Przeprowadzaj przedimportowe przeglądy klasyfikacji i utrzymuj główną bazę danych HS dla Twoich produktów. Zaangażowanie licencjonowanego pośrednika celnego z udowodnionym doświadczeniem w Twojej branży może pomóc zapewnić, że klasyfikacje będą dokładne, zgodne z przepisami i aktualne w stosunku do obowiązujących regulacji.

2. Błędy wyceny celnej

Typowe błędy w wycenie obejmują pominięcie pomocy, takich jak formy, oprzyrządowanie i usługi projektowe świadczone bezpłatnie dostawcom, niezgłoszone tantiemy i opłaty licencyjne związane z importowanymi towarami oraz transakcje z podmiotami powiązanymi, które nie wykazują ceny rynkowej. Firmy często zaniedbują dostosowanie deklarowanych wartości do korekt cen transferowych na koniec roku, tworząc rozbieżności, które powodują audyty.

Jak tego uniknąć

Wdróż politykę wyceny celnej zgodną z dokumentacją cen transferowych. Wprowadzenie silnej polityki zapewnia konsekwentne rejestrowanie i deklarowanie wszystkich istotnych kosztów, takich jak pomoce, tantiemy i korekty na koniec roku, zmniejszając ryzyko rozbieżności, które mogą wywołać audyty. Regularnie sprawdzaj i uzgadniaj wartości celne z dokumentacją finansową, aby potwierdzić dokładność i zgodność, oraz angażuj w ten proces zarówno zespoły finansowe, jak i celne, aby utrzymać rzetelny nadzór.

3. Nieprawidłowości dokumentacji dotyczącej umowy o wolnym handlu

Certyfikaty wydane przez organy inne niż upoważnione lub brakujące kluczowe pola danych nie przysłużą się do tego, aby wspierać roszczenia o preferencje celne. Nieprawidłowe stosowanie zasad „całkowicie uzyskane” lub „istotna transformacja”, naruszenia wymagań dotyczących bezpośredniej wysyłki w ramach różnych umów o wolnym handlu oraz pomylenie definicji „kraju produkcji” z definicją „kraju pochodzenia” powodują niepowodzenia roszczeń dotyczących umowy o wolnym handlu (FTA). Niespójne deklaracje dostawców, zwłaszcza w łańcuchach dostaw z wielu źródeł, komplikują te problemy i często są wykrywane dopiero podczas audytu.

Jak tego uniknąć

Przeprowadzaj szczegółowy przegląd, aby mieć pewność, że każde świadectwo pochodzenia zostało wydane przez upoważniony organ, jest zgodne ze szczegółowymi zasadami umowy o wolnym handlu i zawiera wszystkie wymagane pola danych, takie jak opisy produktów, kody taryfowe i informacje o kraju pochodzenia. Pamiętaj o bezpiecznym przechowywaniu kopii wszystkich certyfikatów w centralnym archiwum cyfrowym, aby móc je łatwo pobrać w razie kontroli lub przeglądu regulacyjnego. Jeżeli nadal masz wątpliwości co do kwalifikowalności do umowy FTA lub wymogów dotyczących dokumentacji, przed importem zwróć się o wyjaśnienia do urzędu celnego lub licencjonowanego brokera celnego, aby uniknąć nieprzestrzegania przepisów.

4. Niezgodność z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa biologicznego

Naruszenia bezpieczeństwa biologicznego pociągają za sobą konsekwencje wykraczające poza typowe wykroczenia celne. Władze mogą zatrzymać towary na czas nieokreślony, nakazać kosztowne przetwarzanie, wymagać reeksportu, a nawet nakazać zniszczenie. W przeciwieństwie do sporów celnych, które można rozwiązać retrospektywnie, naruszenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa biologicznego prowadzą do natychmiastowych kryzysów operacyjnych z ograniczonymi możliwościami pomyślnego zakończenia sprawy.

Australijska ustawa o bezpieczeństwie biologicznym z 2015 r. i nowozelandzkie standardy MPI Import Health narzucają surowe wymagania. Niezatwierdzeni dostawcy usług przetwarzania, brakujące pozwolenia na import i nieprawidłowości w dokumentacji stwarzają poważne problemy, takie jak utrata umów na dostawy.

Jak tego uniknąć

Upewnij się, że cały import spełnia wymogi dotyczące przetwarzania i kontroli określone w obowiązującym rozporządzeniu. Korzystaj tylko z zatwierdzonych dostawców usług przetwarzania i zabezpiecz wszystkie niezbędne pozwolenia na przywóz oraz dokumentację przed wysyłką towarów. Regularnie przeglądaj aktualizacje przepisów dotyczących bezpieczeństwa biologicznego i organizuj szkolenia personelu w celu identyfikacji i rozwiązywania potencjalnych zagrożeń na wczesnym etapie łańcucha dostaw.

5. Złe praktyki prowadzenia dokumentacji

Naruszenia związane z prowadzeniem ewidencji wydają się proste, ale mogą powodować kaskadowe problemy ze zgodnością. Typowe błędy obejmują brak przechowywania pełnych kopii deklaracji importowych i dokumentów potwierdzających, utratę świadectw pochodzenia od dostawcy lub świadectw fumigacji oraz przechowywanie krytycznych dowodów tylko u spedytorów lub brokerów zamiast utrzymywania kopii wewnętrznych.

Niezachowanie uzasadnień klasyfikacji lub arkuszy wyceny sprawia, że obrona w przypadku audytu jest prawie niemożliwa.

Jak tego uniknąć

Utwórz kompleksowy system prowadzenia dokumentacji i wyszukiwania dokumentów z wewnętrznym nadzorem, nie opierając się wyłącznie na dokumentacji brokera. Utrzymanie centralnego archiwum cyfrowego zapewnia łatwy dostęp do najważniejszych dokumentów podczas audytów, dzięki czemu umożliwia szybkie rozwiązywanie drobnych problemów i pomaga uniknąć poważnych kar.

Zrozumienie roli wiążącego orzeczenia

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do klasyfikacji, wyceny lub wymogów zgodności, przed importem zwróć się o wiążące orzeczenia. Orzeczenie zapewnia pewność i ochronę, zapobiegając problemom, zanim się pojawią.

Uzyskanie wiążącego orzeczenia oznacza, że otrzymasz formalną decyzję od służby celnej lub Ministerstwa Przemysłu, na której można polegać podczas audytów lub sporów — znacznie zmniejsza to ryzyko kosztownych błędów i opóźnień.

Proces ten zazwyczaj obejmuje przesłanie szczegółowego wniosku przedstawiającego produkt i dokumenty uzupełniające. Proces ten może potrwać kilka tygodni, więc wcześniejsze skontaktowanie się z brokerem celnym może pomóc upewnić się, że wniosek został odpowiednio przygotowany. Zapewnienie wiążącego orzeczenia nie tylko wyjaśnia Twoje obowiązki, ale także pokazuje proaktywne podejście, które jest przez organy regulacyjne postrzegane korzystnie podczas przeglądów zgodności.

Szczególnie problematyczne rozdziały dotyczące taryf

Klasyfikacja taryfowa może być złożona, a różne interpretacje między ramami regulacyjnymi mogą prowadzić do niespójności. Ważne jest, aby posiadać dobrze udokumentowane uzasadnienie klasyfikacji i, jeśli istnieje niepewność, uzyskać wiążące orzeczenie przed importem.

Międzynarodowy system klasyfikacji używany do przypisywania kodów taryfowych, czyli system Harmonized System (HS), konsekwentnie powoduje spory klasyfikacyjne.

Na przykład rozdziały 84–85 (maszyny i towary elektryczne) wymagają złożonego określenia części w odniesieniu do kompletnych artykułów. Rozdział 39 (tworzywa sztuczne) wymaga rozróżnienia między wyrobami gotowymi a komponentami. Rozdziały 73–83 (okucia metalowe, elementy złączne i sprzęt) tworzą problemy związane z „częściami ogólnego zastosowania” w porównaniu z częściami specjalistycznymi. Rozdział 94 (meble) obejmuje zespoły mieszane, które komplikują klasyfikację.

Kroki, które należy podjąć, jeśli pojawią się problemy ze zgodnością

Jeśli odkryjesz błędy dotyczące zgodności z przepisami, transparentność i szybkość mają znaczenie. Współpracuj ze swoim brokerem celnym, aby ocenić zakres i wpływ problemu. Dobrowolne ujawnienia organom regulacyjnym w Australii lub Nowej Zelandii, gdy jest to właściwe, demonstrują dobrą wiarę i zazwyczaj skutkują bardziej korzystnym traktowaniem.

Dokumentuj wszystko: co poszło nie tak, dlaczego i co robisz, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu. Jeśli nie zgadzasz się z oceną, doświadczeni brokerzy pomogą Ci wyjaśnić dostępne opcje obrony i w razie potrzeby skontaktują Cię z ekspertami prawnymi. Kluczem jest to, aby nigdy nie ignorować problemów ze zgodnością z przepisami. Nadzieja, że takie problemy same znikną, tylko pogarsza sytuację.

Na co zwracać uwagę w przypadku dostawcy usług celnych

Przy wyborze dostawcy usług pośrednictwa celnego należy wziąć pod uwagę zdolność do oferowania proaktywnych rozwiązań i wsparcia. Poszukaj dostawcy, takiego jak C.H Robinson, który łączy globalne doświadczenie z wiedzą regionalną, co pozwoli Ci pomóc w ustanowieniu solidnych ram klasyfikacji, wdrożeniu skutecznych zasad wyceny i prowadzeniu dokumentacji gotowej do audytu.

Niezbędna jest również integracja technologii; wybierz dostawcę, który wykorzystuje narzędzia cyfrowe, aby zapewnić spójność między przesyłkami i proaktywnie identyfikować potencjalne problemy ze zgodnością.

Silne relacje robocze z organami regulacyjnymi, takimi jak Australijskie Siły Graniczne (ABF) i służby celne w Nowej Zelandii, mogą ułatwić szybkie rozwiązywanie zapytań i pomóc w bezpośrednim rozwiązywaniu problemów.

Ponadto dostawcy, którzy rozumieją, czego potrzeba, aby prowadzić szczegółową dokumentację dotyczącą klasyfikacji, wyceny, płatności cła i kosztów wyładunku, mogą odkryć wzorce i możliwości, które mogą nie być widoczne wewnętrznie, dzięki czemu wspierają podejmowanie lepszych decyzji i sprawniejsze zarządzanie ryzykiem.

Zacznij pewnie poruszać się po odprawach celnych

Skuteczne zarządzanie zgodnością z przepisami celnymi wymaga ciągłej dbałości o szczegóły i chęci dostosowywania się w miarę ewolucji przepisów. Współpracując z odpowiednim dostawcą usług celnych i wykorzystując technologię, firmy mogą aktywnie unikać najczęstszych błędów i wykorzystać nowe możliwości w handlu międzynarodowym.

Potrzebujesz pomocy, aby wzmocnić program zgodności z przepisami celnymi? Połącz się z naszymi ekspertami celnymi, aby uzyskać pomoc w przeglądzie Twoich procesów, identyfikacji ryzyka i wdrożeniu rozwiązań dostosowanych do potrzeb Twojej firmy.